Samtext Norway

Borte fra kontoret? Slik skriver du et godt autosvar (fraværsmelding)

Planlegger du litt fri og noen dager borte fra kontoret? Før du lukker Outlook og slår av PC-en: Husk å legge igjen en fraværsmelding som viser at du bryr deg om kontaktene dine – selv om du kanskje ikke vil prate med dem akkurat nå.

I ferietider og før langhelger tikker de inn fra alle kanter: «Ikke på kontoret», «På hytta», «Out of office – tilbake mandag» – snork! Kjedelige automatiske svar bidrar sjelden til noe annet enn et øyeblikks frustrasjon. Så neste gang du tar deg noen velfortjente fridager, hvorfor ikke etterlate deg en hyggelig og personlig fraværsmelding? Det vil bidra til å spre smil, og i tillegg sørge for at de som vil ha tak i deg, husker det til neste gang.

Uansett om du velger å krydre meldingen med filmsitater, illustrere med et bilde eller holde det mer tradisjonelt, bør den inneholde disse fem punktene:

1. En vennlig innledning

Personen som har kontaktet deg ønsker å høre fra deg, så husk å takke for e-posten.

2. Personlig vinkling 

Det er her du virkelig kan skinne. Fortell kort hvorfor du er borte – enten du er på seilas i Middelhavet, plukker plommer i Hardanger eller ligger hjemme på sofaen og ser på Alene hjemme 2. Eller er du kanskje borte fordi du henter faglig inspirasjon du gleder deg til å dele når du er tilbake? Skriv det i meldingen!

3. Dato du er tilbake og om du leser e-post i ferien

Fortell når du er tilbake igjen på kontoret – og ikke minst, når vedkommende kan forvente svar. Det er jo ikke alle forunt å rekke gjennom hele innboksen første dag man er tilbake på jobb.

4. Kontaktperson mens du er borte

Oppgi kontaktinformasjon til noen avsenderen kan henvende seg til hvis det haster. Husk bare å forsikre deg om at denne personen faktisk er til stede mens du er borte.

5. Avslutning

Avslutt beskjeden med en hyggelig melding – for eksempel med ønske om en god sommer eller juleferie, og at du ser frem til å ta opp tråden når du er tilbake.

To eksempler på autosvar

Ikke glem at det alltid er lov til å la seg inspirere av andre du synes gjør en god figur, selv når de ikke er på jobb. Her er to eksempler:

Eksempel 1 på autosvar (fraværsmelding)

Brukeren @courtwhip på Twitter følger kanskje ikke alle punktene våre, men vi kommer garantert til å spørre om hvorfor i alle dager Love Actually og Hjelp, det er juleferie! ikke er på lista når vi får svar 2. januar.

 
Eksempel 2 på autosvar (fraværsmelding)

Det er ikke farlig med litt selvskryt heller, så lenge du gjør det med glimt i øyet.

Et siste tips om fraværsmelding

Kanskje det passer å legge ved en lenke til en nyttig artikkel på hjemmesiden, eller en oppfordring til å holde seg oppdatert på bedriftens Facebook-side mens du er borte?

Uansett hvor mye eller lite du gjør ut av det, vil et autosvar med personlig vri garantert vekke ekstra interesse hos avsenderen. Det kan bli nøkkelen til å skape en mer personlig relasjon til kunden, leverandøren eller samarbeidspartneren – og dermed et tettere samarbeid i fremtiden.

Nyt fridagene!

 

Magnus Berg
Tekstforfatter

magnus.berg@samtext.com
22 80 52 13

Samtext logo
Samtext Norway AS
Brynsveien 5
0667 Oslo
Tlf.: 22 80 52 00